Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

AVISO IMPORTANTE: Se requiere que la persona tenga acento americano y todas las entrevistas se realizarán por Zoom.

Título del Puesto: Asistente Ejecutivo
Empresa: Blue Mound Roofing
Ubicación: Dallas-Fort Worth, TX (Área DFW), EE. UU.
Tipo de Empleo: Tiempo Completo

Sobre Nosotros
Blue Mound Roofing es una empresa de techado comercial de ritmo acelerado y en constante movimiento. Estamos comprometidos a brindar un servicio de primera calidad a nuestros clientes y socios, al tiempo que mantenemos una operación interna eficiente. Buscamos un(a) Asistente Ejecutivo(a) proactivo(a) y orientado(a) a los detalles para apoyar al propietario en la gestión de las operaciones diarias, garantizar una comunicación fluida entre los equipos y desarrollar los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de la empresa.

Descripción del Puesto
El/La Asistente Ejecutivo(a) se encargará de diversas tareas administrativas, financieras y logísticas esenciales para el buen funcionamiento de nuestro negocio. Este puesto liberará tiempo del propietario al coordinar tareas de manera experta y asegurar que las comunicaciones internas y externas sean oportunas y efectivas. Además, esta posición implica la creación, organización y documentación de los SOP de varias funciones de la empresa, garantizando la consistencia y eficiencia en todas las operaciones. El candidato ideal tendrá sólidas habilidades de organización y comunicación, será bilingüe en inglés y español, y estará cómodo(a) trabajando en un entorno dinámico.

Responsabilidades Clave
Soporte Ejecutivo

Gestión de Correo Electrónico y Calendario: Organizar, priorizar y resumir los correos y el calendario del propietario a diario.
Asistencia Personal: Manejar tareas y reservas personales para optimizar la agenda del propietario.
Coordinación de Viajes: Planificar toda la logística de viajes de negocios y personales.
Documentación: Ayudar con la organización y obtención de reportes, manejar autorizaciones de tarjetas de crédito para hoteles y gestionar reembolsos.
Gestión de CRM y Contabilidad

CRM (JobNimbus): Mantener métricas, propuestas, ofertas y reportes organizados y actualizados.
QuickBooks: Categorizar gastos, generar reportes de pérdidas y ganancias, asegurar el pago puntual de facturas y manejar facturación y recibos de contratistas.
Coordinación con CPA: Asegurar la presentación oportuna de impuestos.
Comunicaciones Externas y Coordinación

Comunicación con Clientes y Socios: Mantener comunicación constante y puntual con clientes, subcontratistas, jefes de proyecto y capataces.
Coordinación Logística: Facilitar la logística de proyectos y confirmar arreglos de viaje y hospedaje para el personal.
Gestión de Plazos: Dar seguimiento proactivo a los plazos con subcontratistas, proveedores y socios.
Eficiencia Operacional

Gestión de Documentación: Supervisar la organización y el archivo de COIs, W9, documentos de fianza, contratos y exenciones de gravamen.
Creación de SOP: Desarrollar Procedimientos Operativos Estándar detallados para las funciones críticas de la empresa.
Apoyo de Marketing: Colaborar en la gestión de sistemas de email marketing y coordinar con subcontratistas.
Competencias Clave
Habilidades de Organización: Mantener orden en las tareas, asegurando que CRM, QuickBooks, correos y calendario se actualicen a diario.
Atención al Detalle: Precisión en todas las tareas, especialmente en contabilidad y programación.
Comunicación (Bilingüe Inglés/Español Requerido): Comunicación clara y concisa en ambos idiomas.
Gestión del Tiempo: Manejar múltiples tareas sin perder plazos.
Iniciativa y Proactividad: Anticiparse a las necesidades, mejorar la eficiencia y reducir cuellos de botella.
Adaptabilidad: Responder con facilidad a cambios de prioridades y solicitudes de último momento.

Ajuste Cultural
Buscamos a un(a) candidato(a) que se desempeñe bien en un entorno de ritmo acelerado, valore la colaboración en equipo y priorice la satisfacción del cliente.